In questo articolo vi spiegherò come fare email formali, sia per scrivere ad un professore, ad una società importante o ad un ente importante.
Spesso, soprattutto per i più giovani, scrivere una email formale è fonte di difficoltà ed imbarazzo, specialmente se il destinatario è il nostro capoufficio, il nostro professore o addirittura qualcuno che non conosciamo personalmente ma che ha rilevanza per la nostra vita professionale.
Dopo avervi illustrato come aprire un account email gratuito, oggi vi daremo alcuni piccoli consigli su come creare email formali.
Una volta effettuato il login sul vostro account di posta elettronica, avendo inserito il nome utente e la password, premete il tasto “nuovo” o “componi” che solitamente si trova in alto a sinistra.
Nel campo “A:” inserite subito l’indirizzo di posta elettronica del destinatario e nel campo “Oggetto:” la motivazione per cui volete scrivere questa email, dopodiché passiamo scrivere il messaggio.
Non fatevi prendere dal “panico del foglio bianco” ma seguite i nostri consigli, almeno all’inizio!
Inizio del messaggio:
In alto a sinistra scrivete “Buongiorno”/”Buonasera”, formule educate e adatte a qualsiasi argomento oppure iniziate con “Gentile Sig.” / “Gentile Sig.ra” se all’interno della mail dovete fare qualche richiesta al destinatario.
L’inizio di una mail deve essere semplice ed educato per predisporre favorevolmente chi ci sta leggendo. Per non sbagliare è si può ricorrere al “Salve”, rimanendo a metà strada tra il formale e l’informale; sconsiglio invece di usare formule tipo “Egregio Sig.”/ “Illustre Sig.ra”… sono un po’ obsolete e, diciamocelo, imbarazzanti!
Prima frase del testo:
Iniziate il corpo del messaggio con la frase “Con la presente sono a comunicare…” oppure “In riferimento all’oggetto della presente…” e proseguite spiegando brevemente il motivo per cui inviate la vostra email. Questa formula aiuterà il destinatario a capire immediatamente quale è il fulcro del messaggio ed eviterà fraintendimenti. Ricordate: nelle prime righe dovete essere concisi e diretti!
Corpo del messaggio:
A questo punto potete dilungarvi in particolari e spiegazioni necessari per far conoscere l’intera situazione al vostro destinatario, cercando di mantenere l’uso del “lei” o del “voi” durante tutto il corpo del messaggio. Se potete, evitate di essere troppo lunghi o di ripetere spesso le stesse cose, si corre il rischio di annoiare il destinatario o addirittura confonderlo.
Saluti:
Per chiudere la vostra email formale usiamo le classiche espressioni: “Distinti Saluti” o “Colgo l’occasione per porgerle i miei cordiali saluti”.
Se vi aspettate una risposta con suggerimenti o indicazioni dal destinatario è sempre bene scriverlo chiaramente nel corpo del messaggio, altrimenti potete inserirlo nei saluti con la formula “Ringraziandola anticipatamente per la disponibilità/collaborazione, porgo cordiali saluti” oppure “In attesa di un vostro cortese risconto vi porgo distinti saluti”.
Se vi accorgete che durante il vostro messaggio siete stati troppo sintetici e non sapete come rimediare senza cadere nel prolisso, chiudete i saluti con “Rimanendo a disposizione per eventuali chiarimenti, porgo cordiali saluti”.
I saluti devono essere seguiti da una riga di spazio e dalla vostra firma dove evidenzierete le vostre generalità (nome e cognome, titolo o settore di lavoro) e, a seguire, i contatti (indirizzo email o numero di telefono) per ricevere una risposta.
Con questi semplici passi potete fare email formali, superando l’iniziale barriera della formalità.
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