Oggi parliamo di come fare email perfette, dall’apertura dell’account, fino ad arrivare alla redazione e all’impaginazione.
Esistono molti servizi email gratis e potenti. Ve ne elenco qualcuno e ve li commento un pò:
- Gmail: account gratis di Google, con funzionalità che vanno dal social network a una serie numerosa di servizi correlati, come l’archiviazione gratuita di documenti, la gestione di un calendario personalizzato, la visualizzazione di mappe di viabilità che da satellite e chi più ne ha più metta. È l’account che secondo me è veramente il migliore, anche perché da compreso nel servizio di gestione mail la possibilità di inviare e ricevere file allegati fino a 25 MB (senza il bisogno di attivare funzionalità “jumbo”, ovvero per allegati email enormi e magari a pagamento ;-) ).
- Hotmail: servizio mail gratuito di Microsoft, necessario (almeno mi ricordo così) per utilizzare Windows Messanger, molto veloce e intuitivo.
- Virgilio/Alice: servizi gratuiti, parenti, del motore di ricerca italiano. Anche questi sono molto efficienti, anche se ho notato, forse per sfortuna, che il servizio a volta dà problemi di continuità o errori nella spedizione. Comunque non sono male.
- Libero: purtroppo non posso parlarne molto bene, perché, per esperienza personale ho avuto un sacco di grane con il filtro antispam che non riusciva a filtrare bene le mail e comunque, se volete utilizzare un programma per leggere le email come Outlook o Mozilla Thunderbird, non potrete inviare nessuna email, solo riceverle, perché Libero non permette l’invio delle email direttamente dal vostro pc, ma dovete passare dal loro sito Web Mail (ha il POP3 libero ma l’SMTP “bloccato”). Quindi se avete bisogno di inviare email dall’iphone o dal programma che usate per gestire la posta elettronica, al momento, vi sconsiglio di farlo con Libero.
- Tiscali: tutto sommato, di quelli che ho provato di account mail gratis italiane, credo sia la migliore (solo a livello italiano perché Gmail non la batte nessuno). Molto spartana e intuitiva. Da provare.
Per aprire un account email basta andare su Google e digitare “account email free” o “account email gratis”. Vi usciranno i link con il nome di uno dei 5 servizi che vi ho elencato prima (e di altri naturalmente). Se volete attivare un servizio di posta elettronica su Gmail, andreta sulla Home Page di Google e in alto, nel menu nero, cliccate “Gmail”. Non avendo uno User name e una Password, procederete con la vostra registrazione e in pochi minuti avrete creato il vostro account mail. Attenzione però! Quando volte attivare una nuova casella email ,dovete essere proprietari già di un account perché vi verrà sempre richiesto, almeno quasi sempre, di possederne uno per salvare le impostazioni di registrazione.
“E se non ho nessun account email!?”: semplice, conoscerete qualcuno che ne avrà giusto!?. O se no cercherete un account gratis che non vi richieda di possedere gia una vostra email, vi registrate e poi attivate la nuova email e continuate ad usare quella!.
Veniamo alla parte di impaginazione e di scrittura di una mail ben fatta. Il mio consiglio è quello classico:
- In alto a sinistra il “Salve” o “Buongiorno” e poi una virgola.Andate a capo un paio di volte per spaziarvi dal saluto.
- Iniziate il corpo del messaggio della mail, meglio se formale, con i “lei” del caso, e procedete fino alla fine. Andate a capo una volta.
- Staccatevi un pò dal margine sinistro e firmatevi nel saluto con il classico “Un saluto” o “Ringrazioandola”. Virgola e andate a capo.
- Il vostro “Dott.”, “Ing.”, o altro e il Cognome e Nome. Punto. Per fare meglio, potreste ovviare a inserire il vostro appellativo, scrivendo nella email solo il vostro nome e, nel programma o web mail che utilizzate, cercate l’opzione “aggiungi firma”. In questa sezione potrete riempire i campi inerenti la firma da apporre in fondo al testo di ogni mail, con la possibilità di inserire sia il Decreto Legislativo n°196 del 30 giugno 2003 che tratta della Privacy, sia una immagine del vostro logo, se ne avete, e magari, visto che dobbiamo stare attenti all’ambiente, potete aggiungere due righe dove consigliate di leggere la mail su supporto digitale invece di stamparla. Così avrete anche fatto una buona impressione “naturalista/ambientalista” ;-) .
Ecco una demo in italiano che vi fa vedere velocemente come aprire un account di posta su Gmail e come usarla attraverso un tutorial, sempre in lingua italiana.
Spero che con questo piccolo e veloce articolo possiate iniziare, o continuare, a fare email perfette e in maniera semplice e formale.